İşyerinde Evrakları Düzenli Tutmak
( tarihinde yayınlandı)Ben bir sosyal hizmet kuruluşunda psikolog olarak çalışıyorum ve zaman zaman fazlaca evrakım olabiliyor. Bu da herhangi bir memurun evrak düzenlemesinden farklı bir uygulamayı gerektirmiyor bence. Bu kadar gevezelikten sonra nasıl düzenlediğimden de bahsetsem iyi olur herhalde [Gülümseme]
Benim çalıştığım alanda her hizmet alan için bir klasör ya da mavi dosya hazırlanır. Ben de klasörlerin iç kısmına ve klasörü açmadan rahatlıkla okuyabileceğim bir yerine yapıştırdığım etiket üzerine klasörün kime ait olduğunu kabartma olarak yazıyorum. Bu klasörlerin içinde de o kişinin dosyasındaki evrakların başlıklarına göre ayrıldığı mavi dosyaları olur onların da üzerine etiketle ya da doğrudan mavi dosyanın ön kapağına kabartma olarak not yazıyorum. Tabii ki bu hazırladığım ya da elime gelen bir evrağı nereye koyacağımı bulmama yarıyor. Eğer bir evrak arıyorsam önceden kuruluşta "bana göz lazım" diye çığırıyordum ve her seferinde gönüllü bir göz buluyordum, hiç bulamasam müdüre götürüyordum, o okuyordu. Tabii bu hem her iş yerinde uygulanabilir bir yöntem olmayabilir hem de herkese iş yerinin ortalık yerinde çığırmak en uygun yöntem gibi görünmeyebilir. Bu nedenle kuruma dilekçe yazdım ve pearl denen ve bir tür tarayıcı gibi çalışan bir kamera aldırdım şimdi evraklarımı bununla tarıyorum ve oldukça işlevsel oluyor. Bu pearl denen alet oldukça pahalı olduğundan her kurum almayabilir ve sanırım tarayıcı da aynnı işi biraz daha yavaş olmakla birlikte görecektir. Evrak işi yaparken önemli konulardan bir tanesi de eğer hazırladığınız evraka imza atmanız gerekiyorsa imza yerini bulmak. Ben bir yazıcı kullanıyordum ve bu yazıcıdan çıkan yazılar çok hafif bir izle kabartma gibi belli oluyordu. Dolayısıyla yazının nerede bittiğini, imza ya da paraf yerini elimle bulabiliyordum. Sonra bizim kuruluş bir güzellik yapıp yeni yazıcılar aldı ve ben de bu iyilikten payımı alarak bu yazıcılardan benim bilgisayara da kuruldu. Ama ondan çıkardığım yazılar hiç belli olmuyyordu ve ben yazılarımı, raporlarımı imzalamak için birinden yardım almaya başladım. Sonra birkaç öneri geldi. Bunlardan biri iğne vuruşlu yazıcı kullanmak. Bunlar biraz daha pahalı oluyorlamış. Biri de tonerli yazıcılar için sanırım, harf başına kullanılan mürekkep miktarı ayarlanabiliyormuş ve bunu yükseltirsek haliyle bir miktar daha kabarık oluyormuş. Ama o zaman da normalde kullanacağından daha fazla mürekkep kullanılacağından çabuk bitebilir. Ben çözümü emektar yazıcımı çocukların kullanımından alıp kendi bilgisayarıma kurdurmakta buldum. Çok hikaye anlattığımın farkındayım ama farklı yazıcılar yazıları farklı dokularda çıkarabiliyor. Eğer iş yerinizde seçme şansınız varsa bunu kullanabilirsiniz demeye çalışıyordum aslında bu kadar cümledir [Gülümseme]
Hastanede çalışırken de kullanılan farklı ölçme değerlendirme araçları olabilir. Bunların hangisinin hangisi olduğunu bilmek için yine klasörler kullanılabileceği gibi, üç katlı kağıt rafları satılır kırtasiyelerde. Onların tek bölmeli olanları da vardır. Bu rafların her birine ayrı türdeki bir evrak grubunu koyarak da ayırmak mümkün. Yani aslında sanırım kolaylık, mümkün olduğu kadar evrak türlerini birbirinden ayırmak ve ayırmak için kullandığımız her ne ise onun üzerine içindeki evrağın türünü anlatan kabartma bir işaret koymak. Bu ille de Braille alfabe olmayabilir. Kabartma yazıyı bilmeyenler de kendilerinin oluşturacağı bir işaret sistemini kullanabilirler. tabii benim çalıştığım yerdeki gibi her isme bir dosyanın bulunduğu bir yerde çalışıyorsanız sanırım çok yaratıcı olmanız gerekir [Gülümseme] (Yorum yazmak için tıklayın)
Ekleyen: Elif Ünver | (Şikâyet et)
Benim çalıştığım alanda her hizmet alan için bir klasör ya da mavi dosya hazırlanır. Ben de klasörlerin iç kısmına ve klasörü açmadan rahatlıkla okuyabileceğim bir yerine yapıştırdığım etiket üzerine klasörün kime ait olduğunu kabartma olarak yazıyorum. Bu klasörlerin içinde de o kişinin dosyasındaki evrakların başlıklarına göre ayrıldığı mavi dosyaları olur onların da üzerine etiketle ya da doğrudan mavi dosyanın ön kapağına kabartma olarak not yazıyorum. Tabii ki bu hazırladığım ya da elime gelen bir evrağı nereye koyacağımı bulmama yarıyor. Eğer bir evrak arıyorsam önceden kuruluşta "bana göz lazım" diye çığırıyordum ve her seferinde gönüllü bir göz buluyordum, hiç bulamasam müdüre götürüyordum, o okuyordu. Tabii bu hem her iş yerinde uygulanabilir bir yöntem olmayabilir hem de herkese iş yerinin ortalık yerinde çığırmak en uygun yöntem gibi görünmeyebilir. Bu nedenle kuruma dilekçe yazdım ve pearl denen ve bir tür tarayıcı gibi çalışan bir kamera aldırdım şimdi evraklarımı bununla tarıyorum ve oldukça işlevsel oluyor. Bu pearl denen alet oldukça pahalı olduğundan her kurum almayabilir ve sanırım tarayıcı da aynnı işi biraz daha yavaş olmakla birlikte görecektir. Evrak işi yaparken önemli konulardan bir tanesi de eğer hazırladığınız evraka imza atmanız gerekiyorsa imza yerini bulmak. Ben bir yazıcı kullanıyordum ve bu yazıcıdan çıkan yazılar çok hafif bir izle kabartma gibi belli oluyordu. Dolayısıyla yazının nerede bittiğini, imza ya da paraf yerini elimle bulabiliyordum. Sonra bizim kuruluş bir güzellik yapıp yeni yazıcılar aldı ve ben de bu iyilikten payımı alarak bu yazıcılardan benim bilgisayara da kuruldu. Ama ondan çıkardığım yazılar hiç belli olmuyyordu ve ben yazılarımı, raporlarımı imzalamak için birinden yardım almaya başladım. Sonra birkaç öneri geldi. Bunlardan biri iğne vuruşlu yazıcı kullanmak. Bunlar biraz daha pahalı oluyorlamış. Biri de tonerli yazıcılar için sanırım, harf başına kullanılan mürekkep miktarı ayarlanabiliyormuş ve bunu yükseltirsek haliyle bir miktar daha kabarık oluyormuş. Ama o zaman da normalde kullanacağından daha fazla mürekkep kullanılacağından çabuk bitebilir. Ben çözümü emektar yazıcımı çocukların kullanımından alıp kendi bilgisayarıma kurdurmakta buldum. Çok hikaye anlattığımın farkındayım ama farklı yazıcılar yazıları farklı dokularda çıkarabiliyor. Eğer iş yerinizde seçme şansınız varsa bunu kullanabilirsiniz demeye çalışıyordum aslında bu kadar cümledir [Gülümseme]
Hastanede çalışırken de kullanılan farklı ölçme değerlendirme araçları olabilir. Bunların hangisinin hangisi olduğunu bilmek için yine klasörler kullanılabileceği gibi, üç katlı kağıt rafları satılır kırtasiyelerde. Onların tek bölmeli olanları da vardır. Bu rafların her birine ayrı türdeki bir evrak grubunu koyarak da ayırmak mümkün. Yani aslında sanırım kolaylık, mümkün olduğu kadar evrak türlerini birbirinden ayırmak ve ayırmak için kullandığımız her ne ise onun üzerine içindeki evrağın türünü anlatan kabartma bir işaret koymak. Bu ille de Braille alfabe olmayabilir. Kabartma yazıyı bilmeyenler de kendilerinin oluşturacağı bir işaret sistemini kullanabilirler. tabii benim çalıştığım yerdeki gibi her isme bir dosyanın bulunduğu bir yerde çalışıyorsanız sanırım çok yaratıcı olmanız gerekir [Gülümseme] (Yorum yazmak için tıklayın)
Ekleyen: Elif Ünver | (Şikâyet et)